Publicēts: 11.09.2024.

Šī pakalpojuma ietvaros Valsts digitālās attīstības aģentūra (VDAA) nodrošina pakalpojuma saņēmējam:

  1. Piekļuvi oficiālās elektroniskās adreses (e-adreses) informācijas sistēmai (IS), kas valsts un pašvaldību iestādēm dod iespēju visu saziņu ar citām iestādēm, kā arī ar iedzīvotājiem un uzņēmējiem (kuri ir aktivizējuši savu e-adresi) ātri un droši veikt elektroniskā formā.
  2. Iespēju izmantot E-formu risinājumu e-adresē, kas sniedz iestādēm iespēju digitalizēt veidlapas un tās kā iesniegumu formas (e-formas) izmantot portālā latvija.gov.lv e-adreses ziņojuma rakstīšanas kartiņā.

Pakalpojuma informācija

E-adreses informācijas sistēmas (IS) pakalpojums ietver sevī piekļuves nodrošināšanu elektroniskai ziņojumu nosūtīšanai un saņemšanai valsts datortīklā noteiktajā kārtībā starp dažādiem adresātu veidiem.

E-adreses IS nodrošina ziņojumu apmaiņu starp adresātiem un iespēju veikt adresātu kataloga datu sinhronizāciju.

Lai lietotājs varētu izmantot e-adreses IS funkcionalitāti, viņam ir jābūt rīkam, ar kura palīdzību viņš var sazināties ar e-adreses IS.

E-adreses kontekstā pastāv dalījums trīs galvenajos e-adreses lietotāju tipos, tie ir:

  1. fiziska persona;
  2. valsts iestāde, jeb “iestāde”;
  3. reģistros reģistrēts tiesību subjekts, jeb “juridiska persona”.

Fiziskās personas var izmantot e-adresi Latvijas valsts portāla latvija.gov.lv Klienta darba vietā (KDV).

Ja e-adreses lietotājs ir organizācija, nevis fiziska persona, tad e-adreses lietošanas līdzekļu izvēles iespējas ir daudzveidīgākas, turklāt tās mainās atkarībā no tā, vai šī organizācija ir iestāde vai juridiska persona.

Te ir īpaši jānorāda, Oficiālās elektroniskās adreses (OEA) likuma izpratnē pastāv strikts dalījums starp Uzņēmumu reģistrā reģistrētajām “iestādēm” un “juridiskām personām”, atkarībā no tā, vai attiecīgā organizācija ir vai nav reģistrēta publisko personu un iestāžu saraksta (PPI). Ja tā ir reģistrēta PPI, tad tā ir “iestāde”, ja nē – tad “juridiska persona”.

Tādējādi, e-adreses sistēmā, bez fiziskajām personām, pastāv vēl divi galvenie adresātu tipi, kuros ietilpst organizācijas. Tie ir (1) “iestāde” (ietver valsts un pašvaldību iestādes) un (2) “juridiskas persona” (ietver visas pārējās UR reģistrētās organizācijas, kas nav iepriekšminētās valsts un pašvaldību iestādes).

Bez tam vēl, atsevišķā klasifikācijā, e-adreses sistēmā gan fiziskas personas, gan juridiskas personas tiek apzīmētas kā “privātpersonas”, kas tādējādi tās nošķir no valsts un pašvaldību iestādēm.

Valsts un pašvaldību iestādes var izmantot bezmaksas tīmekļa portālu parvaldiba.lv, savukārt juridiskās personas, precīzāk – to pilnvarotās amatpersonas, kas e-adresi izmanto savas organizācijas vārdā, var izmantot latvija.gov.lv.

Kā alternatīva, visu tipu organizācijas - gan iestādes, gan uzņēmumi, gan biedrības utt. - piekļuvei e-adreses IS var izmantot programmsaskarni (API), kas ļauj organizācijas lietvedības sistēmai sazināties tieši ar e-adreses IS serveriem, tādējādi paverot iespēju integrēt e-adresi savā lietvedības sistēmā.

VDAA piedāvā iestādēm arī t.s. “E-formu” risinājumu, kas ļauj šīm iestādēm organizēt datu saņemšanu no privātpersonām (t.i. fiziskām un juridiskām personām) strukturētā veidā, atbilstoši Oficiālās elektroniskās adreses likumam. Privātpersonām, kas lieto e-adresi portālā latvija.lv, tas rada iespēju, izmantojot iestādes iepriekš sagatavotu tiešsaistes veidlapu (e-formu), veikt strukturētu datu ievadi un nosūtīšanu attiecīgajai iestādei iepriekš noteiktā formātā. E-formu risinājuma ieviešanas ietvaros VDAA piedāvā iestādēm veidlapu digitalizāciju un e-formu izveidi bez papildus finanšu līdzekļu piesaistes.

E-adreses IS izmantošanas iespējas iestādēm

Portāls parvaldiba.lv

Visvienkāršākais risinājums valsts un pašvaldību iestādēm, lai tās varētu izmantot e-adresi, ir darīt to ar Ventspils pilsētas pašvaldības iestādes “Ventspils Digitālais centrs” (VDC) uzturētā tīmekļa portālā parvaldiba.lv starpniecību. Iestādes pārstāvim, kam ir zināmi portāla piekļuves dati, ir iespēja savā interneta pārlūkprogrammā lasīt un nosūtīt iestādes e-adreses saraksti. Šis risinājums būs piemērots iestādēm ar mazu ziņojumu apriti, kurām nav sava dokumentu vadības sistēma (DVS).

Kādi ir ieguvumi iestādēm, izmantojot parvaldiba.lv?

Portāla lietošana ir vienkārša, nav jāraizējas par sistēmas uzturēšanu – to dara VDC speciālisti, nav sistēmas uzturēšanas izmaksu. Piekļūt portālam var no jebkuras vietas pasaulē.

Kādi ir trūkumi?

Parvaldiba.lv ir tīmekļa portāla risinājums, līdz ar to ir paredzēts manuālam darbam. Ar to var sūtīt un saņemt e-adreses ziņojumus, taču to nevar integrēt esošajos lietvedības digitālajos risinājumos. Piem. nosūtāmie dokumenti ir manuāli jāpārnes no dokumentu vadības sistēmas uz parvaldiba.lv, saņemtie dokumenti līdzīgā kārtā ir manuāli jāpārnes no parvaldiba.lv uz DVS un jāiegrāmato, ja rodas tāda nepieciešamība.

Šis risinājums ir ideāli piemērots iestādei ar ļoti nelielu dokumentu apriti. Tas var tikt izmantots arī gadījumā, ja iestāde vēlas sākumā praksē izmēģināt darbu ar e-adreses ziņojumiem, vai arī ja tā plāno perspektīvā ieviest savu informācijas sistēmu, kas izmanto e-adreses programmsaskarni, taču līdz tam vēl paies kāds laiks.

Pārējos gadījumos iestādei var būt ērtāk izmantot digitālos risinājumus ar e-adreses integrāciju, kas izmanto e-adreses programmsaskarni.

Digitālie risinājumi ar e-adreses integrāciju

Programmsaskarne (API)

Programmsaskarne (API) ir vienkārši tehnisks termins, kas apzīmē faktu, ka pie e-adreses informācijas sistēmas serveriem ir iespējams piekļūt tieši no citas informācijas sistēmas, ja tā ievēro e-adreses IS noteiktos standartus un procedūras.

Tas var nebūt svarīgi ikdienas lietotājiem, taču ir svarīgi programmatūras izstrādātājiem, kas tādējādi var veidot savus digitālos risinājums ar integrētu e-adreses funkcionalitāti.

Kas gan ir svarīgi iestāžu un uzņēmumu darbiniekiem un amatpersonām – pateicoties e-adreses programmsaskarnei, Latvijas tirgū ir pieejamas dokumentu vadības sistēmas, kas spēj pašas sazināties ar e-adreses IS un ļauj iekļaut e-adreses ziņojumus lietvedības apritē līdzās citiem dokumentu veidiem.

Dokumentu vadības sistēmas

Viss, kas ir nepieciešams iestādei, lai tā varētu uzsākt e-adreses IS lietošanu, integrējot to savā lietvedībā, ir iegādāties kādu no gatavajiem DVS risinājumiem , kas piedāvā šādu iespēju. Latvijā pašreiz populārākie šādi DVS risinājumi ir Namejs, Lietvaris, KAVIS, DocLogix.

Parasti ar šādu DVS uzturēšanu nodarbojas specializēts uzņēmums, kas atbild par pieslēguma korektu darbību un veic tehnisko problēmu novēršanu un programmatūras atjaunināšanu.

Liels ieguvums iestādei šādā gadījumā ir procesu automatizācija un nenoliedzamā ērtība, ko dod dokumentu plūsmas integrācija lietvedības sistēmā ar e-adreses IS.

Kā trūkumu var minēt uzturēšanas izmaksas un (atkarībā no konkrētās DVS īpatnībām, no tehniskajiem ekspertiem u.c. faktoriem) potenciāli biežākus darbības traucējumus. Drošības pēc piekļuve e-adreses serveriem ir atļauta tikai no konkrētām fiksētajām IP adresēm.

Individuālo risinājumu izstrāde

Iestāde, ja tā vēlas, var arī pati izstrādāt unikālu, kādām savām konkrētām vajadzībām pielāgotu informācijas sistēmu, piem., automātiskai ziņojumu izsūtīšanai. Taču ilgtermiņā vienai organizācijai tas ir visai sarežģīts un atbildīgs uzdevums, tādēļ pret to vajadzētu izturēties apdomīgi. Organizācijai jābūt savai spēcīgai programmatūras izstrādātāju komandai, vai arī tam jāpiesaista specializēts uzņēmums.

Izmantošanas nosacījumi un sadarbības uzsākšanas procedūra

Nosacījumi

Obligāts un pašsaprotams priekšnosacījums, lai varētu izmantot e-adresi, ir piekļuve internetam.

Bez tam ir vēl citas minimālās prasības, atkarībā no e-adreses lietotāja tipa un vēlamā pieslēguma veida:

  • parvaldiba.lv tīmekļa portāls
    Šādā gadījumā ir nepieciešami portāla parvaldiba.lv piekļuves dati (lietotāja vārds un parole) – tos, pēc attiecīga pakalpojuma līguma noslēgšanas, iestādei izsniedz VDC. Pēc tam iestādes e-adreses kontam var piekļūt izmantojot parastu interneta pārlūkprogrammu.
  • latvija.gov.lv tīmekļa portāls
    Fiziska perona vai reģistros reģistrēts tiesību subjekti, kas nav valsts vai pašvaldības iestāde, var paši izveidot (aktivizēt) sev e-adresi un sākt to izmantot Latvijas valsts portālā (LVP) latvija.gov.lv. Svarīgi zināt, ka attiecīgajam indivīdam ir jābūt valsts noteikta veida elektroniskās identitātes līdzeklim (eID karte, eParaksts mobile lietotne vai eParaksts karte). Ir jāapzinās, ka izmantojot citus identifikācijas līdzekļus piekļuvei latvija.gov.lv, piem. interneta bankas autentifikāciju, e-adreses ziņojumu saturam portālā piekļūt nebūs iespējams, pat ja e-adrese būs aktivizēta un ziņojumu saraksts redzams! Pēc tam persona var turpināt izmantot savu latvija.gov.lv kontu, bet jau ar e-adreses iespējām, izmantojot parastu interneta pārlūkprogrammu.
  • programmsaskarne/ integrētā DVS
    Ir nepieciešams vai nu savs serveris ar fiksētu ārējo IP adresi, vai arī vienošanās ar citu iestādi vai reģistros reģistrētu tiesību subjektu par tam jau esoša e-adreses pieslēguma izmantošanas atļaušanu šim nolūkam.

Procedūra

Atkarībā no e-adreses lietotāja tipa un vēlamā pieslēguma veida mainās arī procedūra e-adreses lietošanas uzsākšanai:

  • Valsts un pašvaldību iestādes uzsāk e-adreses tīmekļa portāla parvaldiba.lv izmantošanu, slēdzot līgumu ar Ventspils pilsētas pašvaldības iestādi “Ventspils Digitālais centrs”. Aktuālas informācijas un konkrētu norāžu iegūšanai vēlams pirms tam sazināties ar portāla uzturētājiem.
  • Fiziskas personas un reģistros reģistrētu tiesību subjektu pilnvarotas amatpersonas patstāvīgi uzsāk e-adreses izmantošanu savā Latvijas valsts portāla latvija.gov.lv kontā (ar valsts noteiktā veida elektroniskās identitātes līdzekli!), sekojot portālā redzamajām norādēm (aicinājumam sākt izmantot e-adresi un turpmākiem norādījumiem).
  • Ja iestāde vai cits reģistros reģistrēts tiesību subjekts vēlas izmantot programsaskarni un izveidot savu pieslēgumu vai izmantot citas organizācijas jau esošu e-adreses pieslēgumu, tad ir jāvēršas ar tipveida pieteikumu Valsts reģionālās attīstības aģentūrā. Šāds pieteikums tiek veidots, izmantojot tam piemērotu tipveida veidlapu.

E-formu risinājuma izmantošanas procedūra

Lai iestāde varētu uzsākt E-formu izmantošanu:

  1. Iestāde iesniedz VDAA veidlapu, kuru vēlas digitalizēt.
  2. VDAA pievieno iestādi "E-formu katalogā".
  3. VDAA vai pati iestāde veic veidlapas digitalizēšanu testa vidē.
  4. Iestāde nosaka dokumenta formātu, kādā tiks saņemti e-formā ievadītie dati.
  5. VDAA pārnes e-formu no testa vides uz produkcijas vidi un to publicē e-adresē.
  6. VDAA izveido iestādei saites uz attiecīgo E-formu, lai iestāde saites var ievietot savā mājas lapā u.c.

Plašāk ar veidlapas digitalizēšanas aprakstu un e-formas izveidošanas sadarbības procedūru var iepazīties aprakstā "E-formas e-adresē".

Nodrošināmais servisa līmenis (SLA)

E-adreses IS pakalpojums tiek nodrošināts katru dienu, 24 h diennaktī.

Pakalpojuma pieejamības rādītājs:

  • Darba dienās darba laikā no 8:30 līdz 17:00 – 99.0 % mēnesī no paredzētā pakalpojuma sniegšanas laika.
  • Visā pārējā laikā – 97.0 % mēnesī no paredzētā pakalpojuma sniegšanas laika.

Reakcijas laiki:

  • Pieteikuma apstrāde lietvedībā pēc sākotnējās saņemšanas iestādē, pirms nodošanas ekspertam: 3dd (darba dienas)
  • Pieteikuma apstrādes uzsākšana pie eksperta, pēc tā saņemšanas lietvedībā: 1dd
  • Atbalsta sistēmas uzdevuma izpildes uzsākšana atbalsta sistēmā no pieteikuma saņemšanas brīža darba laikā: 2h
  • Atbalsta sistēmas uzdevuma izpilde atbalsta sistēmā (ja nav atliktais izpildes datums): 14dd
  • Atbildes sniegšana e-pasta konsultācijā : 48 h

Atbalsts

Neskaidrību vai problēmu gadījumā esošie vai potenciālie e-adreses IS lietotāji atbalstu var saņemt, vēršoties atbalsta dienestā:

  • Fiziskai personai vai juridiskai personai, kas izmanto e-adresi ar Latvijas valsts portālu (LVP) latvija.lv vai vēlas to darīt, ir ieteicams vērsties LVP atbalsta dienestā, zvanot uz numuru 67502757 vai rakstot e-pastu uz portals@vraa.gov.lv
  • Valsts vai pašvaldības iestādei, kas izmanto Ventspils Digitālā centra risinājumu parvaldiba.lv vai vēlas to darīt, ir ieteicams vērsties VDC atbalsta dienestā, zvanot uz numuru 63620323 vai rakstot e-pastu uz e-adrese@digitalaiscentrs.lv.
  • Visos gadījumos, arī izmantojot e-adreses programmsaskarni, var vērsties VDAA atbalsta dienestā, zvanot uz numuru 66155505 vai rakstot e-pastu uz atbalsts@vraa.gov.lv

VDAA atbalsta dienests sniedz konsultācijas darbdienās: P.- C. no 8:30 līdz 16:30, piektdien no 8:30 līdz 16:00. Pirmssvētku dienās darba laiks ir saīsināts.

Novērtē IT pakalpojumu

Sniedziet savu ieguldījumu IT pakalpojuma novērtēšanā, aizpildot aptaujas anketu.